Come introdurre l’automazione nei processi di back-office: lo scambio dati con Runner

Il tool per tutti i settori di produzione, con il plus dell’integrazione del protocollo eBIZ-TCF per il Tessile

Ogni volta che si contatta un fornitore per formulare un ordine o che si riceve una commessa da un cliente, ciò che accade a livello di gestione delle attività di back office è un iter consolidato, che possiamo riassumere in 4 fasi:

1.  invio dell’ordine
2.  ricezione e conferma dell’ordine
3.  elaborazione dell’ordine e della relativa documentazione (ex. Documento di trasporto))
4.  emissione della fattura contente all’interno il riferimento al DDT di pertinenza

Un processo lineare e semplice che tuttavia ha una peculiarità difficile da gestire: è massivo. Quanto si ripete? Quanti ordini può riceve ed evadere una manifattura in un anno? E quante volte la stessa manifattura per evadere quegli ordini deve a sua volta rivolgersi ai propri fornitori o terzisti? Si stima che un’azienda di grandi dimensioni può raggiungere quota 600mila record in un anno, dove per record si intende nel passaggio di informazioni un dato strutturato che al proprio interno comprende più campi ed elementi. Basta pensare a quanti diversi articoli con i rispettivi codici possono essere inseriti in una conferma d’ordine, per comprendere come la mole di attività che sta alle spalle della rete commerciale e della produzione sia molto strutturata. Il back-office è di fatto un pilastro della gestione aziendale e amministrativa, ma quando si parla di efficienza dei flussi di lavoro resta molto spesso relegato in un pensiero secondario.

I benefici dell’automazione nello scambio dei dati

La digitalizzazione dei processi legati alla trasmissione dei dati può avere, invece, dei benefici evidenti nella gestione delle attività interne, capaci di agire a cascata:

• importante diminuzione dei passaggi manuali di trascrizione dei dati
• decrescita dell’errore umano legato a trasferimenti e trascrizioni di dati su larga scala
• maggiore produttività per le risorse umane, che possono essere dirottate su attività più sensibili in cui è necessario un intervento mirato.

Chiarite le basi su cui può poggiare una scelta aziendale diretta all’automazione del back-office, va affrontato il sistema da utilizzare per darle forma. Il primo scoglio da affrontare nella digitalizzazione dello scambio e delle validazione dati tra i diversi stakeholder di una filiera produttiva è quello dell’integrazione. Ogni fornitore, ogni cliente, può affidarsi ad una soluzione software differente, di conseguenza un passaggio dati corretto si basa prima di tutto sulla possibilità di integrazione tra i vari tool. In secondo luogo, lo scambio dati per funzionare deve poggiarsi su una serie di regole personalizzate e condivise, che permettano ai diversi software di dialogare senza intoppi.

Runner, scambio dati efficiente e sicuro per tutti

Partendo da questi due capisaldi, Domina ha sviluppato Runner, un ambiente di scambio e validazione di dati tra stakeholder, adatto all’utilizzo in  tutti i settori produttivi, altamente integrabile e personalizzabile secondo gli standard di comunicazione internazionali definiti dal singolo settore di riferimento. Runner può essere modulato per qualsiasi settore di utilizzo, i casi d’uso di Domina, oltre al Tessile, su cui torneremo nel corso dell’articolo, comprendono la rubinetteria, la meccanica e la pelletteria. Il prodotto ha forti potenzialità di sfruttamento nell’automotive e nell’alimentare, e non limita il proprio utilizzo a realtà di grandi dimensioni, visto che l’automazione dello scambio dati è un valore aggiunto nell’efficientamento dei processi interni che prescinde dalle dimensioni aziendali. Tra le features principali della nostra soluzione:

• sistema di validazione flessibile e personalizzabile per cliente/utente
• metodi di spedizione
• servizi di gestione log
• possibilità di upgrade della piattaforma

Il punto forte di Runner sta proprio nella personalizzazione delle procedure di scambio e validazione dei dati. Ogni volta che un file viene trasmesso, per essere accettato deve rispondere ad una serie di requisiti che ne permettono l’acquisizione in automatico, le cosiddette “regole” di validazione, che vengono creare seguendo due procedure principali:

• Integrazione nel software del protocollo di comunicazione internazionale di riferimento, ovvero un insieme di norme che definiscono uno standard per lo scambio di informazioni e dati tra due e più entità. È il caso del Tessile, per il quale Domina integra nel suo tool il protocollo eBIZ-TCF.
• Personalizzazione delle modalità di passaggio e validazione dei dati attraverso la creazione di una serie di “regole” interne al software studiate su misura sulle necessità del cliente.

Infine, scendendo per chiarezza nelle modalità di utilizzo, lo scambio dati può avvenire attraverso diversi strumenti, la scelta a discrezione del cliente spazia dall’e-mail dedicata, alla cartella FTP o al web-service.

Runner e protocollo per il Tessile eBIZ-TCF: nati per stare insieme

Due delle features che caratterizzano l’unicità di Runner sono l’integrazione all’interno del software di eBIZ-TCF e la capacità del software di individuare eventuali anomalie nel processo di validazione rispetto al sistema di codifica previsto dal protocollo, di segnalare il file scorretto e il tipo di errore presente, permettendone una risoluzione semplice e rapida.

Grazie a queste caratteristiche Runner è  un unicum nel panorama dei sistemi di scambio e validazione dei dati per il T&A, diventato possibile grazie alla partecipazione di Domina allo sviluppo del protocollo stesso. Studiato da ENEA all’interno del progetto finanziato dall’UE MODA-ML, implementato con una serie di iniziative coordinate da EURATEX, il protocollo è stato portato ad una versione definitiva nel corso dell’omonimo progetto, e ad oggi  integra al suo interno tutte le codifiche per il settore Tessile normate in precedenza da MODA-ML.

eBIZ-TCF è quindi in grado di decriptare i codici utilizzati dalle singole aziende per definire e catalogare i processi, i prodotti e i dati, e di matcharli con le rispettive codifiche, garantendo un “accoppiamento” automatico tra i diversi record ed un passaggio diretto dei dati da azienda ad azienda. Abbinato a Runner rappresenta uno strumento imprescindibile per lo scambio dati digitalizzato e automatico tra gli attori della filiera tessile.

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